مديريت ، برنامه ريزی و کنترل پروژه :

تعريف پروژه و اهميت مديريت آن

با توجه به روند رو به توسعه گسترش صنايع درکشورو افزايش تدريجی طرحهای عمرانی جديد و پروژه های صنعتی وعمرانی مختلف، برنامه ريزی و مديريت پروژه صحيح در اين بخشها ضروری است .
به طور کلی می توان پروژه را به صورت مجموعه ای از عمليات پيچيده ، غير تکراری ومرتبط با يکديگر تعريف کرد که زير نظر يک مديريت و سازمان اجرايی مشخص برای تامين اهداف معين و در چارچوب برنامه زمانی و بودجه از پيش تعيين شده ای اجرا می گردد.
         مديريت پروژه فرآيندی است که بايد طی آن پروژه در دوره حيات خويش از آسانترين و با صرفه ترين راه به نتيجه مطلوب دست يابد. فرايند مديريت پروژه از سه بخش عمده تشکيل يافته که عبارتند از : برنامه ريزی ، اجرا و نظارت .
سيستم برنامه ريزی و کنترل پروژه
         موفقيت اجرای پروژه های بزرگ صنعتی و عمرانی نياز به رويکردی سيستماتيک در برنامه ريزی و کنترل نحوه اجراء فعاليتها از نظر زمان اجراء و هزينه دارد .
         کار اصلی سيستم برنامه ريزی و کنترل پروژه عبارت از تهيه ، گردآوری ، ثبت و نگهداری اطلاعات مراحل مختلف دوره زندگی پروژه و پردازش ، طبقه ندی و تحليل آنها و تهيه گزارشات لازم برای مدير پروژه است .
         هدف اين سيستم ، هدايت پروژه بر طبق زمانبندی و بودجه تعيين شده و تامين اهداف و محصولات نهائی پروژه و ذخيره اطلاعات حاصله جهت استفاده در پروژه های بعدی می باشد .
        اين سيستم بايد مدير پروژه را در بهينه کردن سه عامل زمان ، هزينه و کيفيت در اجرای پروژه ياری نمايد .
يک سيستم برنامه ريزی و کنترل پروژه خوب بايد دارای تواناييها و قابليتهای زير باشد :
•        تعيين تاريخ اتمام پروژه در مرحله برنامه ريزی و زمانبندی اوليه .
•        تعيين ساختار شکست کار ( WBS ) جهت اجراء صحيح و عدم تداخل فعاليته و منابع آنها.
•        ارائه راه حل با صرفه جهت جبران تاخيرات در اجراء برخی فعاليتهای پروژه در زمان اجراء.
•   ارائه راه حل با صرفه جهت تسريع مدت اجراء پروژه در صورت تغيير در شرايط اقتصادی و اجتماعی در کشور يا سازمان مولد پروژه و تغيير اولويتهای پروژه و نياز به اجراء سريعتر آن .
•   زمانبندی و برنامه ريزی در جهت استفاده از نيروی انسانی ، ماشين آلات و تجهيزات و بطور کلی منابع مصرف مجدددر جهت استفاده مطلوب ازآنها و گريز از بروز تنگنا و محدوديت در اين زمينه .
•        چگونگی توزيع مواد و بطور کلی منابع غير مصرف مجدد ميان پروژه ها و فعاليتهای مختلف آنها .
•   زمانبندی سفارشات خريد مواد ، مصالح ، ماشين آلات و تجهيزات جهت کاهش هزينه های انبارداری و ضايعات و همچنين زيانهای ناشی از راکد ماندن منابع مالی پروژه .
•        تعيين ميزان نقدينگی پروژه درهرواحدزمانی جهت پرداخت به موقع صورتحسابها و پيش پرداختها.
•   ثبت و تجزيه و تحليل نتايج حاصله در مواقع لزوم تغيير در برنامه ريزی پروژه و نگهداری جهت استفاده در پرژوه های آتی و جلوگيری از بروز مشکلات مشابه .
مراحل برنامه ريزی و کنترل پروژه
         1 – مرحله برنامه ريزی
         برنامه ريزی پروژه شامل کارهايی است که با انجام آنها می توان فعاليتهای پروژه و روابط ميان آنها را شناخت و مدت ، منابع مورد نياز و هزينه اجرای آنها را براساس معيارهای موجود در سازمان مولد پروژه برآورد نمود .
مراحل مختلف برنامه ريزی را می توان به گامهای زير تقسيم بندی نمود :
گام اول : تحليل پروژه ، شناخت فعاليتها و روابط آنها ، تهيه ساختار شکست کار ( WBS )
گام دوم : برآورد مدت منابع مورد نياز و هزينه اجرای هريک از فعاليتهای پروژه .
گام سوم : زمانبندی پروژه،برنامه ريزی منابع،بررسی رابطه زمان وهزينه ( Cost-Time Trade–Off ) و بررسی مسائل و مشکلات احتمالی و قابل انتظار ( Contingencies Problems ) .
گام اول : تحليل پروژه ، شناخت فعاليتها و روابط آنها ، تهيه ساختار شکست کار ( WBS ) .
1.   مشخص کردن فاز بندی اجرايی پروژه براساس سازمادهی اجراء فعاليتهای آن و تعيين فعاليتهای عمده هريک از فازهای پروژه يا به عبارت ديگر تقسيم پروژه به زير پروژه های آن .
2.      شکستن هر زير پروژه به جزييات آن و تعيين کليه فعاليتهای پروژه براساس نحوه اجرای آن .
3.  طراحی ساختار شکست کار ( WBS ) به صورت منظم و سيستماتيک با روش از بالا به پايين (TOP – DOWN ) که با توجه به نوع ، شکل سازماندهی و وسعت پروژه می تواند براساس فازهای اجراء پروژه ، کارهای عمده پروژه ، محصول نهائی و اجزای آن ، واحدهای سهيم در اجرای پروژه و يا ترکيبی از آنها انجام گيرد .
4.  تعيين تمام وقايع و رخدادهای اجرايی پروژه ( Milestones ) جهت تسهيل در کنترل های بعدی و تاکيد بر پايان بعضی از فعاليتهای حياتی در زمان معين .
5.     شناخت و تعريف روابط تقدم و تاخر بين فعاليتها بطور صحيح و واقعی .
گام دوم : برآورد مدت ، منابع مورد و هزينه اجرای هر يک از فعاليتهای پروژه .
1.   برآورد و تخمين مدت اجرای هر يک از فعاليتهای تعيين شده در گام اول با توجه به نظريات کارشناسان اجرايی و تجربيات قبلی در زمينه اجرای پروژه های مشابه .
2.   ترسيم شبکه پروژه با استفاده از روش CPM  ( Critical Path Method ) و بهره گيری از برنامه های نرم افزاری تخصصی در امر برنامه ريزی و کنترل پروژه .
3.     برآورد منابع انسانی ، تجهيزات و ماشين آلات مورد نياز جهت اجرای هر يک از فعاليتهای پروژه .
4.     برآورد مواد و مصالح مورد نياز جهت اجرای پروژه .
5.     تعيين و شناخت منابع موجود و قابل دسترس و امکان بکارگيری آنها .
6.      برآورد هزينه اجرائی هر يک از فعاليتها با توجه به هزينه های ثابت و متغير آنها .
7.  تجزيه و تحليل هزينه های پروژه و مقايسه نتايج حاصله با بودجه تعيين شده برای اجرای پروژه توسط سازمان مولد پروژه .
گام سوم : زمانبندی پروژه ، برنامه ريزی منابع ، بررسی رابطه زمان و هزينه و بررسی مشکلات احتمالی.
1.       آناليززمانی شبکه، تعيين مسيربحرانی و شناسايی فعاليتهايی که شناوری آنهاکم است(فعاليتهای بحرانی ) .
2.      تخصيص منابع موجود به فعاليتهای پروژه با توجه به محدوديتهای موجود منابع .
3.     آناليز منابع پروژه و تغيير در برنامه زمانبندی اوليه با توجه به محدوديت منابع در دسترس .
4.     تسطيح منابع در صورت لزوم و تغيير در برنامه زمانبندی اوليه با توجه به تسطيح انجام شده .
5.  تجزيه و تحليل رابطه زمان وهزينه ( Cost-Time Trade–Off ) و زمانبندی پروژه با حداقل هزينه با استفاده از روشهای موجود و جديد ارائه شده در اين زمينه .
6.   بررسی شرايط نامناسب جوی و ساير مشکلات قابل پيش بينی که بر نحوه و زمان اجراء فعاليـتهای پروژه تاثير گذار می باشند .
مرحله نظارت و اجرا
         به ندرت اتفاق می افتد که در پروژه ای تمام فعاليتها از زودترين تاريخ شروع خود اجرا يا در ديرترين تاريخ خاتمه خود به پايان برسند يا مدت و هزينه واقعی اجرای آنها با مدت و هزينه پيش بينی شده برابر باشد.همچنين در مراحل مختلف اجرای يک پروژه ممکن است فعاليتهايی به پروژه افزوده و يا فعاليتهايی ازآن کاسته شود . بنابراين کنترل و نظارت يک مرحله اساسی در مديريت پروژه محسوب ميگردد و به هنگام نمودن برنامه زمانبندی در پرودهای معين می تواند باعث بالا رفتن کيفيت نحوه انجام فعاليتهاگرديده و از تاخيرهای احتمالی جلوگيری نمايد . به هنگام نمودن ( Up Date ) پروژه به معنی به هنگام کردن فعاليـتهای پروژه و روابط ميان آنها ، به هنگام کردن اطلاعات زمانی فعاليتها ، به هنگام کردن اطلاعات هزطنه و منابع اجرايی فعاليتها می باشد . در مرحله نظارت و کنترل وضعيت کنونی پروژه در پريود زمانی تعيين شده و ميزان انحرافات از برنامه زمانبندی مورد بررسی و تجزيه و تحليل قرار گرفته و راهکارهايی جهت انجام پروژه حتی المقدور در تاريخ پايان پيش بينی شده آن و يا حداقل نزديک به زمان مورد انتظار با کمترين مقدار افزايش هزينه ارائه می گردد .
         در اين مرحله گزارشاتی از قبيل زمانبندی به هنگام شده ، منحنی های تحليل هزينه ، هيستوگرام های مربوط به هزينه های مربوط به هزينه های مصرف شده و منابع مورد نياز پروژه و نمودارهای پيشرفت تهيه ميشوند . که اين گزارشات و تحليل های آن به مدير پروژه کمک می کند تا بتواند صحيح و به موقع تصميم گيری نمايد .
3 – تجزيه و تحليل ، ارزشيابی و ذخيره سازی اطلاعات پروژه
         برنامه ريزی و کنترل پروژه وقتی می تواند موثر و مفيد بوده و عمليات اجرائی آنرا تسهيل نمايد که بصورت نظام گرا و با نگرش سيستمی اجرا گردد . يکی از تواناييهای سيستم ثبت و تجزيه و تحليل نتايج حاصله از اجرای پروژه و تاثير آن بر روند پيشرفت پروژه می باشد . کنترل پروژه علاوه بر اينکه نحوه پيشرفت مالی پروژه را مورد بررسی قرار می دهد در مقاطعی که مشکلاتی از قبيل افزايش بی مورد هزينه های اجرائی ، کمبود منابع و مواد مورد نياز ، عدم اجراء فعاليتهای کليدی پروژه در تاريخ تعيين شده و ... بروز نمايد ، مدير پروژه را در تشخيص راه حل مشکل ياری می نمايد .
راه حل مشکل در بسياری از مواقع می تواند باعث زمانبندی و برنامه ريزی مجدد پروژه شود .
         ايجاد يک بانک اطلاعاتی و سيستم پشتيبان تصميم در مرحله ارزشيابی پروژه می تواند بسيار مفيد واقع شود. اين سيستم بايد شامل موارد زير باشد :
•        سيستم تدارکات و کنترل موجودی برای مواد مورد نياز پروژه .
•        سيستم بودجه بندی و مالی پروژه .
•        سيستم بايگانی فنی اسناد و مدارک پروژه .
•        سيستم مقايسات کيفی و تهيه و تاييد صورت وضعيت ها .
•        سيستم اطلاعاتی انبار جهت کنترل صحيح و کاهش هزينه ها .
•        سيستم ذخيره و تجزيه و تحليل اطلاعات حاصله در مرحله کنترل پروژه .
         اگر پروژه را بصورت يک سيستم در نظر بگيريم که علاوه بر داده ، ستاده و پردازش شامل بازخورها (Feedback) نيز می باشد ، در مرحله کنترل اين بازخورها پس از بررسی و ذخيره سازی می توانند به عنوان اطلاعاتی ارزشمند در جهت تسهيل برنامه ريزی و اجراء پروژه های بعدی و راهبری سيستم برنامه ريزی و کنترل پروژه در چرخه حيات آن مفيد و موثر واقع شوند .
مراحل اجرايی فعاليتهای مربوط به برنامه ريزی و کنترل پروژه
1 – برنامه ريزی پروژه
 1- 1 – دريافت اطلاعات و داده های مورد نياز در امر برنامه ريزی و کنترل پروژه از کارفرما شامل :
•        اهداف ، سياستها و خط مشی های کارفرما .
•        اطلاعات کامل در مورد وضعيت موجود واحد اجرايی پروژه .
•        نسخه ای از قرارداد فيمابين کارفرما و پيمانکاران .
•        نقشه های اصل و نقشه های مهندسی .
•        اطلاعات لازم دررابطه با وضعيت سفارش درراه بودجه مصوب سالانه ازقسمتهای ذيرربط کارفرما
1 – 2 -  طراحی و ارسال نظام جمع آوری و گردش اطلاعات در امر برنامه ريزی و کنترل پروژه شامل :
•        نمودارهای گردش اطلاعات .
•        فرمت فرمهای ثبت اطلاعات و تعداد نسخ هر فرم .
•        دستورالعمل استفاده از هر فرم .
1 – 3 – شناسايی نرم افزارهی موجود کنترل پروژه و انتخاب نرم افزار مناسب .
1 – 4 – تعيين تمام وقايع و رخدادهای اجرايی پروژه ( Milestones ) .
1 – 5 – مشخص نمودن فاز بندی اجرای پروژه .
1 – 6 – شکستن هر فاز به جزييات و طراحی و ارسال WBS پروژه .
1 – 7 – طراحی و ارسال برنامه زمانبندی جامع پروژه که منعکس کننده منطق اجرايی پروژه ، اولويتها و سياستهای مديريت پروژه و رخدادهای اجرائی پروژه می باشد .
1 – 8 – دريافت برنامه زمانبندی اجرای فعاليتهای هر پيمانکار به همراه اطلاعات منابع و نيروی انسانی به تفکيک هر فعاليت .
1 – 9 – طراحی و ارسال برنامه زمانبندی تفصيلی پروژه ، منعکس کننده کليه فعاليتهای اجرايی پروژه از آغاز تا پايان به همراه برآورد منابع لازم برای اجرای هر فعاليت شامل موارد زير :
•        معرفی فعاليت .
•        تعريف روابط تقدم و تاخر فعاليت ها.
•        زمان پيش بينی شده برای اجرای فعاليت .
•        منابع ونيروی انسانی مورد نياز جهت اجرای هر فعاليت .
•        شبکه زمانی پروژه که بوسيله کامپيوتر پردازش گرديده است .
•        آناليز زمانی شبکه ، تعيين مسير بحرانی و شناسايی فعاليتهای بحرانی .
•        تسطيح منابع در صورت لزوم .
•        انواع جداول هيستوگرام لازم در جهت معرفی پروژه .
1 – 10 – تعيين و توافق برروی پريودهای کنترل پروژه .
2 – کنترل پيشرفت فعاليتها
2 - 1 – دريافت گزارشات دورهای پيشرفت فعاليتهای اجرايی پروژه ازمشاوران اجراوپيمانکاران مربوطه.
2 – 2 – انجام بازديدهای موردی از نحوه پيشرفت اجرايی و اعمال کنترلهای لازم .
2 – 3 – دريافت اطلاعات مربوط به وضعيت خريد ، سفارشات و دريافت مواد و تجهيزات پروژه از بخشهای مربوطه در سازمان کارفرما به صورت دوره ای .
2 – 4 – دريافت صورت وضعيت مصوب هر پيمانکار .
2 – 5 – انتقال اطلاعات پيشرفت اجرای هر فعاليت به کامپيوتر جهت پردازش و با استفاده از نرم افزار تخصصی برنامه ريزی و کنترل پروژه .
2 – 6 – تهيه گزارشات دوره ای از پيشرفت اجرای پروژه ، مصرف منابع و هزينه ها در مقايسه با برنامه زمانبندی اوليه درقالب انواع مختلف جداول هيستوگرام ونمودارهای ميله ای وS–Curves(گزارش تحليلی).
2 – 7 – ارسال گزارشات تحليلی مورد نياز کارفرما .
2 - 8 – تهيه گزارش وضعيت سفارشات درراه و اعلام عواقب تاخيرات احتمالی اين مسئله دراجرای پروژه.
2 – 9 – بهنگام نمودن زمانبندی تفصيلی، برنامه زمانبندی جامع ،WBS ووقايع کليدی پروژه درمواردزير:
•        تغيير در سياست و استراتژی کارفرما در اجرای پروژه .
•        تاخير در اجرای فعاليتهای دارای شناوری کم که موجب افزايش زمان اجراء پروژه می گردد .
•        ايجاد تغييرات در تاريخ وقايع کليدی .
2 – 10 – ارسال برنامه زمانی بهنگام شده تفصيلی پروژه به همراه  ساير اطلاعات لازم و پيشنهادات مشاور برنامه ريزی و کنترل پروژه جهت ممانعت از بروز تاخيرات و بررسی و تصويب آن تصويب آن توسط کارفرما .